PARTNERZY PORTALU

partner portalu propertynews.pl partner portalu propertynews.pl partner portalu propertynews.pl
partner portalu propertynews.pl partner portalu propertynews.pl partner portalu propertynews.pl
partner portalu propertynews.pl partner portalu propertynews.pl partner portalu propertynews.pl

REKLAMA

Bezwydatkowe obniżenie kosztów funkcjonowania biura jest możliwe

  • Autor: Propertynews.pl
  • 29 lip 2015 12:01

Bezwydatkowe obniżenie kosztów funkcjonowania biura jest możliwe Źródło: Archidoc

Każda organizacja wynajmująca powierzchnie biurowe musi liczyć się z kosztami bieżącego funkcjonowania. Niewielkie zmiany umożliwiają jednak znaczne oszczędności.

REKLAMA

Listy, przesyłki i wszelkiego rodzaju pisma są nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej organizacji. Efektywny obieg korespondencji wpływa na poprawę jakości obsługi klientów 

i usprawnia współpracę z dostawcami. Dobrze zorganizowana kancelaria pozwala na redukcję kosztów nawet o 30 proc.

Optymalizowanie kancelarii powinien poprzedzić audyt, weryfikujący obecny kształt procesu i wskazujący elementy wymagające zmiany. Na początku pracy warto sklasyfikować kategorie obsługiwanej przez firmę korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Ważna jest zarówno ilość, jak i rodzaj poszczególnych przesyłek, a także poziom ich poufności (kto jest uprawniony do ich otwierania). Następnie należy ustalić ścieżkę poszczególnych rodzajów korespondencji – do jakich działów i osób trafiają? Czy kluczowe jest ich terminowe dostarczenie do adresatów? Które mają najwyższy priorytet, a które mogą poczekać? Czy występują zbędne punkty przestoju przesyłek?

- Analizie podlegać powinny także godziny dostarczania i odbiorów listów oraz warunki współpracy z firmami zewnętrznymi (operatorami pocztowymi i firmami kurierskimi). Na tym etapie organizacja powinna podjąć decyzję czy decyduje się na skanowanie całości lub części korespondencji i przejście na jej elektroniczny obieg. Czy skorzysta z gotowego, dostępnego na rynku rozwiązania czy pójdzie w kierunku aplikacji dedykowanej? - analizują przedstawiciele Archidoc.

Następnym etapem po przeprowadzeniu audytu jest wyodrębnienie najczęściej występujących kategorii korespondencji. Każdej z nich należy przypisać właściwe SLA. Z pewnością inny priorytet zostanie nadany dokumentom adresowanym do zarządu, a inny przesyłkom wysłanym na ogólny adres biura, bez wskazania konkretnej osoby.

Dobrze zorganizowana obsługa kancelaryjna powinna umożliwiać bieżące monitorowanie procesu. Pozwala to kontrolować terminowość dostarczania przesyłek, sprawdzać ich bieżące statusy, ograniczać przypadki zagubienia korespondencji czy skierowania jej do niewłaściwego adresata. Bardzo ważne jest objęcie tym procesem wszystkich kategorii przesyłek – nie tylko tych listów poleconych, ale także tych zwykłych, przesyłek kurierskich i innych rodzajów.

Jak skutecznie monitorować pracę kancelarii? Z pewnością pomoże w tym wprowadzenie kodów kreskowych dla każdej przesyłki. Są one następnie rejestrowane i opisywane w systemie kancelaryjnym. Adresat może otrzymać automatyczne powiadomienie o czekającej na niego korespondencji. Warto zastosować także elektroniczne potwierdzanie przyjęcia lub wydania przesyłek.

  • 1
  • 2
  • Rozzi 2015-08-13 14:59:05
    Eksperci z Archidoc zapomnieli dodać, że wszystkie procesy teoretycznie zadziałają, a jeśli np. czytniki kodów chwilowo zawieszą się to nic straconego - Koordynator Projektu ze strony Archidoc zawsze chętnie "ręcznie w systemie" po godzinach spreparuje dokumenty, tak aby wszystko było OK. Nieważne, że czasami się pomyli i zrobi w systemie fikcyjny odbiór dokumentów posługując się pin-em osoby , która powinna odebrać dokument (tak, tak koordynatorzy mają cudowne uprawnienia ! Zero blokad chroniących interes Klienta! ) a właśnie jest na zwolnieniu lekarskim lub urlopie . Takie cuda to tylko w Archidoc ! Koordynatorzy Archidoc wchodzą w nieetyczne układy z Koordynatorami Klientów i informacje nie wychodzą poza kancelarię !!! A klikakrotne skanowanie tych samych dokumentów, żeby nabić dodatkowej kaski ? to już inna bajka ...............

PARTNERZY SERWISU Partner serwisu - Echo Investment S.A. Partner serwisu - Interbiuro Partner serwisu - Nowy Styl Partner serwisu - Penta Partner serwisu - Skanska Property Poland Sp. z.o.o. Partner serwisu - Vastint Poland Partner serwisu - Workplace

REKLAMA

Newsletter


Najważniejsze informacje portalu propertynews.pl prosto na Twój e-mail

Propertynews.pl: dołącz do nas na Google+

RSS - wiadomości na czytnikach i w aplikacjach mobilnych

REKLAMA
REKLAMA