PARTNERZY PORTALU

partner portalu propertynews.pl partner portalu propertynews.pl partner portalu propertynews.pl
partner portalu propertynews.pl partner portalu propertynews.pl partner portalu propertynews.pl
partner portalu propertynews.pl partner portalu propertynews.pl

REKLAMA

Najczęściej popełniane błędy przy organizacji konferencji

  • Autor: Propertynews.pl
  • 18 kwi 2016 16:53

Najczęściej popełniane błędy przy organizacji konferencji Katarzyna Romanowska, Director Conference & Events w DoubleTree by Hilton Warsaw

Organizacja konferencji, kongresu czy podobnego eventu wymaga wiele pracy od wszystkich zaangażowanych w wydarzenie stron. Czasami kilka drobnych błędów wystarczy, by praca ta poszła na marne i wszyscy po konferencji wspominali tylko problemy organizacyjne. Jak tego uniknąć? – odpowiada Katarzyna Romanowska, Director Conference & Events w DoubleTree by Hilton Warsaw.

REKLAMA

Kluczem do osiągnięcia sukcesu jest sprawna komunikacja pomiędzy organizatorem konferencji a przedstawicielem obiektu. Ważne jest zrozumienie specyfiki pracy drugiej strony. Sprawi to, że będziemy przestrzegać ustalonych na początku współpracy harmonogramów i zredukujemy nieporozumienia do minimum.

Niestety, czasem obie strony o tym zapominają i organizacja kongresu przemienia się w koszmar. Przyczyną takiego stanu rzeczy są zazwyczaj następujące błędy:

Błąd 1: Przekonanie, że ludzie pracują tylko dla nas

Organizatorzy konferencji skupiają się w jednej chwili na jednym evencie. Pracują bardzo intensywnie przez pewien czas, a po wydarzeniu mają chwilę, kiedy mogą sobie pozwolić na nieco niższe obroty. W hotelu, zwłaszcza dużym, sprawa wygląda inaczej - każdego dnia w obiekcie odbywa się kilka imprez. Staramy się spełniać nawet najbardziej wymagające oczekiwania ze strony naszych gości i organizatorów, niemniej naturalnym jest, że nikt nie jest w stanie pracować w trybie 24/7 i nie zawsze możemy od ręki przystąpić do załatwiania pewnych spraw. Dlatego prosimy o wyrozumiałość. Nie zostawiajmy ważnych ustaleń na ostatnią chwilę - mówi Katarzyna Romanowska, Director Conference & Events w DoubleTree by Hilton Warsaw.

Błąd 2: Przekonanie, że obiekt pracuje tylko dla nas

Drugi błąd jest ściśle powiązany z pierwszym. Organizatorzy eventów nie myślą czasem o tym, że w hotelu każdego dnia odbywa się kilka wydarzeń (np. kongres, dwie konferencje, kolacja i bankiet). Aby zapewnić wszystkim odpowiednie warunki, musimy część informacji uzyskać wcześniej. Potrzebujemy m.in.:

- Szczegółów na temat dokładnej liczby gości i ich preferencji dotyczących pokoi. Przekazanie informacji dwa dni przed eventem może okazać się niewystarczające, by zapewnić wszystkim odpowiednie warunki. Kiedy więc musimy znać szczegóły? W przypadku dużych grup bezpieczne jest tygodniowe wyprzedzenie.


REKLAMA

Newsletter


Najważniejsze informacje portalu propertynews.pl prosto na Twój e-mail

Propertynews.pl: dołącz do nas na Google+

RSS - wiadomości na czytnikach i w aplikacjach mobilnych

REKLAMA
REKLAMA