PARTNERZY PORTALU

Biuro potrzebne od zaraz

Biuro potrzebne od zaraz
Fot. Fotolia
  • Autor: Joanna Blumert, Cushman&Wakefield
  • Dodano: 15 gru 2017 15:21

Proces poszukiwania biura to ogromne wyzwanie. Można się do niego jednak odpowiednio przygotować. Zapewni to większy komfort pracy wszystkim osobom bezpośrednio lub pośrednio zaangażowanym w cały proces oraz – co ważniejsze – znaczące korzyści dla najemcy, również z finansowego punktu widzenia. Najem i przygotowanie do przeprowadzki to jeden z tematów przewodnika stworzonego specjalnie z myślą o firmach z sektora nowoczesnych usług dla biznesu. Jego autorami są: Cushman&Wakefield oraz Hays Poland we współpracy z HB Reavis i Bene.

  • Autor: Joanna Blumert, Cushman&Wakefield
  • Dodano: 15 gru 2017 15:21

Należy zacząć od przygotowania harmonogramu procesu, który zdefiniuje kluczowe daty, określi czas trwania projektu oraz skład zespołu. Ustalenie daty rozpoczęcia poszukiwania biura musi zostać poprzedzone dokładną analizą potrzeb danego podmiotu. W inny sposób będziemy budować ramy czasowe projektu dla małego biura, mniejszej organizacji, lokalnego podmiotu, a inaczej dla kilkutysięcznej powierzchni, firmy globalnej, z pierwszą siedzibą w danym kraju. Dlatego właśnie optymalnym rozwiązaniem jest zaangażowanie menedżera projektu posiadającego wiedzę dotyczącą rynku nieruchomości oraz doświadczenie w przeprowadzaniu podobnych procesów.

Pierwszy etap – analiza potrzeb

Najciekawsze biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe oraz biura serwisowane na sprzedaż lub do wynajęcia. Zobacz oferty na PropertyStock.pl

Potrzeby rozumiane są bardzo szeroko – dotyczą zarówno lokalizacji, potrzeb kadrowych, standardu budynku i powierzchni, jak i komunikacji oraz udogodnień. Proces ten wymaga zaangażowania wielu stron – przedstawicieli kadry zarządzającej, osób z działu finansów, HR i IT. Współpraca decydentów jest pierwszym krokiem do przeprowadzenia efektywnego procesu, który uwzględni potrzeby wszystkich linii biznesowych, planowany przez firmę rozwój biznesu oraz oczekiwania kadry zarządzającej różnych szczebli i pracowników.

Drugi etap - faza poszukiwania i negocjacji

Kolejnym krokiem jest wytypowanie nieruchomości, które spełniają powyższe kryteria, a następnie wysłanie zapytań o ofertę. Należy założyć, że proces zapytań ofertowych będzie składał się z 3 etapów zakończonych negocjacjami z wybraną, preferowaną opcją.

Oprócz sfery finansowej negocjacje obejmują wiele aspektów pozafinansowych m.in. projektowanie, wykończenie oraz termin dostarczenia powierzchni. Naturalnie pojawia się też pytanie, na jakim etapie należy rozpoczynać rozmowy dotyczące wskazanych obszarów. Zasada jest prosta – im wcześniej, tym lepiej. Zasygnalizowanie potrzeb i oczekiwań w początkowej fazie pozwoli uniknąć rozczarowań i niespodzianek w przyszłości oraz oszczędzi czas partnerów biznesowych zaangażowanych w proces.

Rozmowy dotyczące poszczególnych obszarów, takich jak kwestie finansowe, standard wykończenia, termin i sposób dostarczenia powierzchni oraz koszty jej przygotowania, w optymalnym scenariuszu powinny się toczyć równolegle i być prowadzone przez dedykowane zespoły koordynowane przez menedżera projektu.

Etap trzeci - faza przygotowania powierzchni

Długość tego etapu zależy od wynajmowanego metrażu. Przygotowanie do przeprowadzki może potrwać od 4 do 6 tygodni przy kilkudziesięciometrowych biurach oraz kilka miesięcy przy metrażach kilkutysięcznych. Warto pokreślić, że prace związane z przygotowaniem powierzchni, wynajmujący rozpoczyna nie wcześniej niż po podpisaniu przez najemcę umowy i wpłaceniu zabezpieczenia. Etap ten ma ogromne znaczenie przy tworzeniu harmonogramu procesu.

Etap czwarty – zarządzanie zmianą

Mogłoby się wydawać, że w momencie podpisania protokołu odbioru powierzchni kończy się proces poszukiwania biura. W pewnym sensie tak, gdyby nie czynnik ludzki. Przeprowadzka do nowej siedziby powinna przebiegać jak najbardziej „bezboleśnie“ dla firmy i pracowników. Dlatego też coraz częściej do harmonogramu wprowadza się także zarządzanie zmianą. Element ten zdecydowanie usprawnia i ułatwia cały proces i jest ogromnym wsparciem dla osób odpowiedzialnych za poszukiwanie biura.

Przewodnik dla firm z sektora nowoczesnych usług dla biznesu opracowały firmy: Cushman&Wakefield oraz Hays Poland we współpracy z HB Reavis i Bene.

W przewodniku znalazły się najlepsze znane praktyki rynkowe w zakresie przygotowywania i tworzenia nowych centrów usług, wyboru odpowiedniej lokalizacji, "employer-brandingu", retencji pracowników, a także aktualne trendy na rynku biurowym.


WSZYSTKIE KOMENTARZE (0)


Nie ma jeszcze komentarzy. Twój może być pierwszy.

PISZESZ DO NAS Z ADRESU IP: 35.168.110.128
Dodając komentarz, oświadczasz, że akceptujesz regulamin serwisu

Logowanie

Dla subskrybentów naszych usług (Strefa Premium, newslettery) oraz uczestników konferencji ogranizowanych przez Grupę PTWP

Nie pamiętasz hasła?

Nie masz jeszcze konta? Kliknij i zarejestruj się teraz!