•  Kluczowym wyzwaniem pozostaje kwestia przechowywania dokumentów i innych zasobów.
  • Nawet 80 proc. pracowników preferuje system pracy hybrydowej.
  • Dotychczas biznes dążył do maksymalnego wykorzystania przestrzeni w biurze.

Pomieszczenia przez wiele miesięcy świeciły pustkami, a firmy ponosiły zbędne koszty. Mimo rosnącej świadomości w tym zakresie, biznes w Polsce wciąż najczęściej podejmuje decyzję o przeprowadzeniu audytu w siedzibie, dopiero gdy zaczyna brakować miejsca.

– Choć w czasie pandemii wiele firm doszło do wniosku, że biura, którymi dysponują, są zbyt duże, w praktyce niewiele z nich podejmuje finalną decyzję o przeprowadzeniu audytu w swojej siedzibie. Z mojego doświadczenia wynika, że na taki krok decydują się przede wszystkim organizacje, dla których dostępna przestrzeń staje się po prostu niewystarczająca  – mówi Krzysztof Szkólski, Business Development Executive w Iron Mountain.

Reorganizacją biura w głównej mierze są zainteresowane przedsiębiorstwa o rozproszonej strukturze, z wieloma oddziałami, a także zajmujące kilka pięter w jednym budynku. Z naszych analiz wynika również, że ponad 60 proc. organizacji deklaruje przekroczenie zakładanego budżetu podczas fuzji czy przejęć, co potwierdza, że aspekt rozsądnego zarządzania nieruchomościami jest kluczowy także dla przedsiębiorstw przechodzących restrukturyzację – mówi Krzysztof Szkólski.

Kultura gromadzenia zbędnych zasobów

Z brakiem strategicznego podejścia do zarządzania zasobami wiąże się często kłopotliwy proces reorganizacji biura. Aż 83 proc. przypadków migracji danych generuje potencjalne problemy organizacyjne . Okazuje się, że im większe biuro, tym więcej wyeksploatowanego sprzętu IT, niepotrzebnej i przestarzałej dokumentacji, a także materiałów marketingowych, które nie przynoszą organizacji żadnej wartości, w zamian generując dodatkowe koszty i potencjalne ryzyko kar finansowych.

– Z naszych obserwacji wynika, że w polskich firmach nadal przechowuje się o wiele więcej zasobów, niż jest to konieczne. Potwierdza to fakt, że organizacje, które decydują się na rekonfigurację biura z pomocą naszej usługi Clean Start, przenosili poza swoją siedzibę średnio ponad 250 m3 dokumentacji. Nawet jeżeli część zasobów – najczęściej księgowych – jest już w firmie uporządkowana, zdigitalizowana lub przechowywana zewnętrznie, znaczna część dokumentacji jest gromadzona przez pracowników, którzy nie zawsze mają świadomość, jak długo należy ją przechowywać, kiedy powinna zostać zniszczona i jak bezpiecznie to zrobić – tłumaczy Krzysztof Szkólski, Business Development Executive w Iron Mountain.

W efekcie stosy papierowych dokumentów, które są niepotrzebne, a zajmują cenną przestrzeń biurową, narażają organizację na koszty. Ponadto, jeśli dokumentacja zawiera dane wrażliwe, w razie kontroli i wykrycia niezgodności z przepisami RODO może doprowadzić do nałożenia kar finansowych – tłumaczy Krzysztof Szkólski.

Szansa na nowy start biur po pandemii

Nawet 80 proc. pracowników preferuje system pracy hybrydowej, co potwierdza, że rola przestrzeni biurowej w najbliższej przyszłości ulegnie diametralnej zmianie . Stopniowy powrót do normalności po okresie pandemii to dobry moment, aby przywitać pracowników w odświeżonym biurze. Tym bardziej, że w realiach długotrwałej i przymusowej pracy zdalnej, ich oczekiwania wobec miejsca pracy są inne niż przed dwoma laty.

– Dotychczas biznes dążył do maksymalnego wykorzystania przestrzeni w biurze. W najbliższej przyszłości z pewnością się to zmieni. Jestem przekonany, że aranżacje zdominują hot-deski umożliwiające rotacyjną formę pracy. Pracownicy oczekują od pracodawców coraz większej elastyczności – zarówno w ujęciu miejsca wykonywania swoich obowiązków, jak i czasu pracy. Nawet ponad połowa pracowników deklaruje dziś, że jest gotowa odejść z firmy, która nie zagwarantuje jej elastycznych warunków zatrudniania – podsumowuje Krzysztof Szkólski, Business Development Executive w Iron Mountain.

Biuro przyszłości musi być również zaaranżowane tak, aby możliwie bezproblemowo je rekonfigurować w odpowiedzi na nagłe okoliczności czy też zmianę oczekiwań członków zespołu. Uważam, że wielkimi krokami nadchodzi również trend polegający na oczyszczeniu przestrzeni z wszelkich zbędnych przedmiotów – podsumowuje Krzysztof Szkólski, Business Development Executive w Iron Mountain.

Działania na „ostatnią chwilę”, zwłaszcza w momencie, kiedy okazuje się, że dostępnej powierzchni jest zbyt mało, nie pomogą w optymalizacji przestrzeni biurowej. Wówczas miejsce pracy nie stwarza już odpowiednich warunków dla zespołu, co skutkuje mniejszą efektywnością i brakiem satysfakcji z wykonywanych zadań.

Podchodząc do tej kwestii w sposób strategiczny i przemyślany, uda się m.in. zredukować koszty działalności operacyjnej, zmniejszyć ryzyko kar od regulatorów czy też osiągnąć dodatkowe korzyści finansowe (np. poprzez remarketing sprzętu IT – czyli odsprzedaż). Ponadto, konsekwentne kształtowanie kultury organizacyjnej otwartej na cyfrowe rozwiązania sprawi, że problem gromadzenia zbędnych przedmiotów w biurze nie powróci w kolejnych latach.

Najciekawsze biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe oraz biura serwisowane na sprzedaż lub do wynajęcia. Zobacz oferty na PropertyStock.pl