PARTNERZY PORTALU

Czy jest z nami project manager? Najem i przygotowanie do przeprowadzki

Czy jest z nami project manager? Najem i przygotowanie do przeprowadzki
Fot. Fotolia
  • Autor: Aleksander Szybilski, Marcin Golly, Cushman&Wakefield
  • Dodano: 19 gru 2017 14:27

Tworzenie nowego biura to wielowątkowy proces angażujący wiele osób i wymagający podejmowania licznych decyzji. Dla prawidłowej realizacji projektu kluczowe jest zachowanie porządku, systematyczność i dotrzymywanie terminów. Metodyka zarządzania projektem ma krytyczne znaczenie dla całego procesu związanego z nowym biurem -  wynika z przewodnika stworzonego specjalnie z myślą o firmach z sektora nowoczesnych usług dla biznesu. Jego autorami są: Cushman&Wakefield oraz Hays Poland we współpracy z HB Reavis i Bene.

  • Autor: Aleksander Szybilski, Marcin Golly, Cushman&Wakefield
  • Dodano: 19 gru 2017 14:27

W dużym uproszczeniu zadanie menedżera projektu polega na przygotowaniu podstaw procesu, podziale ról i cyklicznym sprawdzaniu postępów zespołu projektowego. Pod uwagę brane są: czas, koszty, ryzyko oraz zasadność biznesowa. Dodatkowo po uwzględnieniu specyfiki projektu, niezbędna może okazać się wiedza z zakresu prawa budowlanego, architektury, wymogów sanitarnych oraz elektrycznych. Dlatego inwestorzy coraz częściej decydują się na pomoc partnerów zewnętrznych – doświadczonych działów zarządzania projektami, funkcjonujących w ramach agencji nieruchomości.

Project Manager powinien być zaangażowany w proces tworzenia nowego biura od samego początku, to znaczy już na etapie wyboru budynku i oceny standardów wykończenia powierzchni oferowanych przez dewelopera. Ocena jakości materiałów wykorzystanych w standardzie budynku oraz wielkość ekwiwalentu pieniężnego na wykończenie biura to istotne zagadnienia, pozwalające ocenić atrakcyjność inwestycji. Równie ważna jest ocena ogólnego stanu technicznego budynku – zwłaszcza, jeżeli rozpatrujemy wybór istniejącego już biurowca.

Najciekawsze biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe oraz biura serwisowane na sprzedaż lub do wynajęcia. Zobacz oferty na PropertyStock.pl

W nowych inwestycjach dodatkową uwagę warto zwrócić na technologie zastosowane przy klimatyzacji i wentylacji. Pominięcie tej kwestii bardzo często kończy się licznymi skargami użytkowników zaraz po przeprowadzce.

Kluczowym elementem dla osób prowadzących projekt jest przygotowanie harmonogramu i jego aktualizacja. Dobry plan działania pozwala na określenie aktualnego etapu projektu oraz ewentualnych wyzwań. Doświadczony dział zarządzania projektami będzie stanowić istotne wsparcie przy zbieraniu odpowiednich danych oraz ich analizie. W trakcie trwania projektu doradca podpowie, jakie są kolejne kroki, uprzedzi o możliwych zagrożeniach, wskaże brakujące elementy i zadania do wykonania.

Kluczową rolę w całym projekcie odgrywa efektywna komunikacja i wymiana informacji. Pomocne są systematyczne spotkania pozwalające na monitorowanie procesu i stanowiące doskonałą płaszczyznę służącą wymianie informacji z zespołami wewnętrznymi, takimi jak IT, finanse, czy HR.

Większość deweloperów oferuje także usługę wykończenia biur pod klucz wraz z gwarancją obejmującą zwykle okres dłuższy niż czas najmu. Dużym plusem takiego rozwiązania jest przeniesienie odpowiedzialności za prace i późniejsze usterki gwarancyjne na jeden podmiot. Minusem natomiast jest marża za koordynację doliczana przez dewelopera, zwykle na poziomie 5-10 proc. lub wyższa. Ponieważ nie mamy wglądu w faktury pomiędzy deweloperem, a jego dostawcami, precyzyjne określenie jej wysokości nie jest możliwe.

Ze względu na konieczność weryfikacji kosztów i skalę inwestycji kluczową osobą w zespole projektowym jest kosztorysant. Musi być to osoba doświadczona, znająca ceny oraz rynek produktów budowlanych i wykończeniowych. Dokładna weryfikacja cen materiałów i usług, które stanowią największy koszt, może stać się mocnym argumentem w późniejszych negocjacjach z deweloperem. Kosztorysant jest także odpowiedzialny za weryfikację ilościową oraz porównanie założeń projektu architektonicznego z wyceną. Dokładna analiza pozwala obniżyć koszty nawet o 30 proc.

Preferowani przez deweloperów dostawcy oraz rekomendowane materiały i produkty nie zawsze spełniają standardy lub wymogi korporacyjne. Warto korzystać ze wsparcia doradców, którzy ze względu na znajomość rynku mogą zaproponować alternatywne rozwiązania - często porównywalne cenowo lub nawet tańsze.

Odbiór techniczny to kolejny kluczowy etap w pracy Project Managera i całego zespołu projektowego. Ustalenia z tym związane powinny być zawarte w umowie najmu i określać, w jaki sposób i na jakich warunkach nastąpi przejęcie powierzchni.

Odbiór obejmuje cztery główne obszary: IT, elektryczny, sanitarny oraz architektoniczno-budowlany. Ostatnia kategoria jest najłatwiejsza do zweryfikowania. Usterki i nieścisłości, takie jak zarysowania ścian, niezgodne z projektem kolory lub elementy wykończenia, uszkodzenia drzwi, brakujące fragmenty podłogi czy sufitu są zauważalne. W przypadku instalacji IT, elektrycznych i sanitarnych należy przeprowadzić wyrywkowe pomiary sprawdzające wartości deklarowane przez dewelopera.

Przewodnik dla firm z sektora nowoczesnych usług dla biznesu opracowały firmy: Cushman&Wakefield oraz Hays Poland we współpracy z HB Reavis i Bene.

W przewodniku znalazły się najlepsze znane praktyki rynkowe w zakresie przygotowywania i tworzenia nowych centrów usług, wyboru odpowiedniej lokalizacji, "employer-brandingu", retencji pracowników, a także aktualne trendy na rynku biurowym.


WSZYSTKIE KOMENTARZE (1)

  • Andrzej 2017-12-20 12:19:02
    Bardzo ciekawy artykul. Czy jest mozliwosc dostania kontkatu do autorow?

PISZESZ DO NAS Z ADRESU IP: 44.210.21.70
Dodając komentarz, oświadczasz, że akceptujesz regulamin serwisu

Logowanie

Dla subskrybentów naszych usług (Strefa Premium, newslettery) oraz uczestników konferencji ogranizowanych przez Grupę PTWP

Nie pamiętasz hasła?

Nie masz jeszcze konta? Kliknij i zarejestruj się teraz!