Najemcy biur muszą oswoić się z nieustającymi zmianami

Jak Pani ocenia - biorąc pod uwagę wiedzę i doświadczenia zebrane w firmach wchodzących w skład PINK - przygotowanie firm do nowych modeli pracy? I jakie jest nastawienie do zmiany?

Agnieszka Hryniewiecka-Jachowicz: Praca nad naszym projektem rozpoczęła się po niecałym roku od wybuchu pandemii. Teraz, kiedy od jej początku minęło ponad 20 miesięcy, sytuacja jest inna niż 12 miesięcy temu, kiedy była ona dla nas niezrozumiałym i zaskakującym wydarzeniem. Rozważając przygotowanie firm można je rozpatrywać na co najmniej dwóch poziomach – technicznym i mentalnym, czy też zarządczym.

Najciekawsze biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe oraz biura serwisowane na sprzedaż lub do wynajęcia. Zobacz oferty na PropertyStock.pl

Agnieszka Hryniewiecka-Jachowicz, dyrektor operacyjny Stowarzyszenia PINK. mat.pras.

 Jak można opisać wspomniane poziomy?

Pierwszy poziom, określiłabym jako konieczność dostosowania biur do reżimu sanitarnego oraz pracy elastycznej, a także przygotowanie odpowiednich procedur w sytuacji wystąpienia przypadków zakażenia. I tu możemy chyba mówić, że większość firm jest już na to dość dobrze przygotowana (o rozwiązaniach technicznych pisaliśmy wcześniej w raporcie PINK w 2020 r.). Dodatkowo, wiele pomocnych rozwiązań, opisanych przez firmy członkowskie PINK, znajduje się w naszym poradniku „W biurze 2022. Nowa Normalność”. Przykładem może być system zastosowany przez Echo Investment tzw. „Echo Pure Office” umożliwiający szybkie czyszczenie powietrza, rozwiązania bezdotykowe opisane przez Ghelamco, dostosowanie biur do komunikacji rowerowej promowane przez Vastint czy przeznaczenie znaczącej powierzchni dla rowerów przez Immofinanz.

 A drugi?

Na poziomie mentalnym (zarządczym) sprawa przedstawia się inaczej. Znaczna część firm musi zaakceptować konieczność zmiany modelu pracy. Firmy tj. np. Colliers, HB Reavis czy Skanska promuje systemy zarządzania powierzchnią biurowa i jej elastyczne wykorzystanie. Mimo tego, większość najemców powierzchni biurowych jest ciągle na etapie obserwacji i analiz potrzeb swoich firm oraz pracowników, co oznacza nieustanne zmiany i dostosowywanie się do dynamicznie zmieniającej się sytuacji pandemicznej w kraju.

Przygotowując poradnik, badaliście Państwo temat na wielu poziomach. Co braliście pod uwagę? I co było zaskoczeniem w trakcie badań?

Poradnik powstał w oparciu o opinie naszych firm członkowskich (ich zarządców i właścicieli nieruchomości) oraz zewnętrznych ekspertów. Przedstawia on m.in. możliwe scenariusze pracy w najbliższej przyszłości, prezentuje sześć idealno-typowych modeli organizacji pracy pod kątem odpowiedniego wykorzystania przestrzeni ze wskazaniem na ich wady i zalety a także podpowiada, jakiego typu firmy mogą z powodzeniem z nich skorzystać. Ponadto uzupełnieniem poradnika stały się felietony napisane przez specjalistów z obszarów: Futurologia, Zdrowie, Design oraz Prawo/Warunki pracy.

Wizja poradnika zmieniała się wraz z rozwojem pandemii, kiedy to na początku liczono, że tak jak hiszpanka, pandemia COVID-19 potrwa dwa lata i wrócimy do dawnej rzeczywistości. Teraz widzimy, że zmian, jakie nastąpiły na świecie jest zbyt wiele, żeby powrotu do sytuacji sprzed pandemii był możliwy. Zatem wniosków było wiele, również tych związanych z reorganizacją biur.

Czy może Pani przybliżyć kilka z nich?

Po pierwsze, naszym zdaniem w niektórych biurowcach powstaną różne typy powierzchni od klasycznych, po serwisowane i coworkingowe. Powierzchniowo, zwiększą się także miejsca spotkań i rozbudowane zostaną inne usługi w biurowcach. 

Po drugie, należy uelastycznić sposoby zarządzania ludźmi. W miejscu tym kluczowe jest zabezpieczenie komfortu i bezpieczeństwa pracownikom.  Wiele firm zwróciło już na to uwagę np. Capital Park poprzez zastosowanie usługi Office Doctor.

Po trzecie, wielu pracodawców i właścicieli budynków powinno postawić na atrakcyjność budynku i jego przyjazne otoczenia. I tu przykładem jest system myhive zaproponowany przez Immofinanz, gdzie w budynku oferuje się różne usługi bezpłatnie.

Przejście na inny tryb pracy niesie za sobą wiele wyzwań społecznych, prawnych i gospodarczych. W tym wszystkim najważniejsza jest komunikacja z pracownikami, o czym w poradniku pisze Globalworth i CPI Property Group. Nasza analiza wykazała, że niektóre firmy przechodzą już na model stacjonarny, jednak największą popularnością cieszy się model hybrydowy, a wśród stosunkowo niewielu firm całkowicie zdalny, ponieważ dla większości typów działalności ma on wiele wad. Wniosek najbardziej zaskakujący to chyba ten, że w ciągu najbliższych latach musimy oswoić się z nieustającymi zmianami.

Wszystko wskazuje na to, że musimy otworzyć się na nowe modele pracy. Jakie firmy będą w stanie najłatwiej dostosować do zmian? 

Z całą pewnością, w nowej sytuacji, najłatwiej będzie firmom, które dotychczas pracowały choćby w minimalnym zakresie w systemie innym niż model całkowicie stacjonarny. Wówczas model pracy wymagać będzie nieznacznej modyfikacji. Trudno będzie firmom o hierarchicznej strukturze zarządzania, gdzie decyzje nie były dotychczas konsultowane z pracownikami. Obecna sytuacja wymusza na pracodawcach dużą elastyczność i pogodzenie biznesu z interesami pracowników.

 Dziękuję za rozmowę

Podobał się artykuł? Podziel się!