Przeprowadzka do nowego biura. Jak ją sprawnie przeprowadzić?

Poszukiwanie nowego biura to zwykle długi proces, który rozpoczyna się od definiowania potrzeb i ograniczeń. Następnie porównywane i analizowane są różne oferty i warianty, by wreszcie wybrać najlepszą opcję. Podpisanie umowy najmu i wybranie podwykonawców, którzy określą wytyczne do projektowania środowiska pracy, zaprojektują biura, dostarczą meble i wykonają wszystkie prace to ważne punkty w harmonogramie. Nie można jednak zapomnieć o wielu bardzo istotnych detalach.

Pamiętaj, żeby wyznaczyć osobę odpowiedzialną za odbiór nowej powierzchni

Zanim do nowego biura zostaną dostarczone rzeczy przez firmę przeprowadzkową, nową powierzchnię trzeba odebrać. Czasem firmy odbierają gotową powierzchnię z meblami i tylko wnoszą sprzęt komputerowy i dokumenty. Eksperci z BNP Paribas RE rekomendują, aby co najmniej dwie osoby, spośród tych które były włączone w proces zmiany siedziby, były również wyznaczone do odbioru lokalu. Pozwoli to uniknąć wielu nieporozumień a przede wszystkim dzięki temu utrzymamy odpowiedni przebieg cyklu.

Kolejne kroki to sprawdzenie czy działa internet, a później gdy firma przeprowadzkowa przewiezie rzeczy zweryfikowanie, czy wszystkie pudła i dokumenty dotarły oraz czy nie zostały naruszone.

Trzeba także pamiętać o ostatnich ważnych formalnościach związanych chociażby z koniecznością podpisania dokumentu o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, dla której podstawę prawną stanowi art. 777 kodeksu prawa cywilnego. Umowa, potocznie zwana „siódemkami”, taka musi być zawarta w formie aktu notarialnego i zabezpiecza roszczenia wierzyciela na wypadek, gdyby najemca przestał opłacać czynsz.
- Aktualizacja danych to dość oczywiste działanie, ale powinno zostać zaplanowane i dobrze jest wyznaczyć osobę, które zajmie się jego koordynacją i będzie odpowiedzialna za dopilnowanie, by przebiegło to sprawnie. Warto zacząć od sporządzenia listy dokumentów, w których trzeba zmienić dane teleadresowe. Zazwyczaj dane trzeba zmienić w KRS, polisie ubezpieczeniowej, na stronie internetowej i w innych serwisach internetowych takich jak portale społecznościowe, bazach teleadresowych, a także we wzorach stosowanych dokumentów firmowych, na wizytówkach i w materiałach marketingowych oraz w umowach serwisowych - mówi Małgorzata Małecka, konsultant  Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych BNP Paribas Real Estate.

Dobrą praktyką jest też poinformowanie recepcji w budynku o nowym adresie, pod który powinna być kierowana korespondencja, lub porozumienie się, by był możliwy odbiór poczty z poprzedniej lokalizacji. Trzeba także pamiętać o zleceniu przekierowania numerów telefonów i wysłaniu informacji o zmianie siedziby do kontrahentów.

Podobał się artykuł? Podziel się!