Rozliczenia opłat eksploatacyjnych. Najemcy mówią: sprawdzam

Zasadą jest comiesięczna płatność opłat eksploatacyjnych przez najemców w formie zaliczek i rozliczanie po upływie roku kalendarzowego. Najemcy powinni otrzymać już rozliczenia za zakończony rok 2018. Zarządcy zwykle dostarczają je do końca pierwszego kwartału roku następującego po rozliczeniowym. Teraz jest czas – od dwóch tygodni do nawet trzech miesięcy, zależnie od zapisów w umowie najmu – na zgłoszenie chęci weryfikacji kosztów wchodzących do pakietu usług wynajmującego, za które najemcy wnoszą opłaty eksploatacyjne. Po tym okresie zarządcy mogą nie udostępnić faktur, rachunków i umów z podwykonawcami.

Dostaniesz to, na co się umówiłeś

Na obciążenia najemcy wynikające z umowy najmu w biurowcu składają się czynsz, opłaty eksploatacyjne i refaktury mediów. – Podpisując kontrakt, najemcy zwykle skupiają się na tym pierwszym punkcie. Koszty eksploatacyjne traktują trochę po macoszemu, pytając głównie o wysokość zaliczki – mówi Artur Sutor, partner i dyrektor Działu Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska. – Tymczasem dla najemcy jest to poważne obciążenie finansowe, stanowiące średnio 20 – 25 proc. czynszu bazowego. Co więcej, niedokładne, niejasne zapisy w umowie otwierają drogę do pewnych nadużyć, a interpretacja zapisów jest często niekorzystna dla najemcy. Dlatego, chcąc uniknąć wysokich rachunków w przyszłości, już na etapie podpisywania umowy trzeba zadbać o jasne zapisy, precyzujące: za co dokładnie zapłaci najemca i w jaki sposób będzie to rozliczane – wyjaśnia specjalista.

Precyzyjne zapisy chronią najemców

Jak w takim razie się zabezpieczyć i o co zadbać negocjując kontrakt? – Pierwszą i podstawową kwestią jest dokładne określenie, ile procent powierzchni w budynku zajmuje najemca. Taka informacja powinna być bardzo klarownie zapisana w umowie najmu, a wynajmujący powinien przedstawić jasny algorytm wyliczenia udziału powierzchni najemcy oraz udziału powierzchni wspólnych budynku (add-on factor). W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że najemca zapłaci więcej za swoją powierzchnię niż powinien, np. poniesie koszt utrzymania pomieszczeń technicznych – mówi Łukasz Dreger, Senior Associate w Dziale Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska. – Kolejną ważną sprawą jest wpisanie do kontraktu zamkniętego katalogu pozycji zaliczanych do kosztów wspólnych rozliczanych z opłaty eksploatacyjnej, pamiętając na przykład, że najemcy nie powinni płacić za inwestycje w budynek, a jedynie za jego utrzymanie i bieżącą eksploatację – dodaje.