95 proc. informacji biznesowych nadal na papierze

Przetwarzanie fizycznych dokumentów pochłania wiele czasu i zasobów, podczas gdy cyfrowe systemy zarządzania umowami umożliwiłyby znaczne skrócenie tego procesu, zwiększenie odsetka odnawianych kontraktów, a nawet wzrost przychodów - ocenia firma.

Menedżer ds. systemów ITS w firmie Konica Minolta Mateusz Macierzyński podkreśla, że papierowe dokumenty wymagają też archiwum, które zajmuje dużo miejsca oraz czasu na ręczne wyszukiwanie informacji. Dodaje, że sami przedsiębiorcy wśród największych wyzwań związanych z procesami biznesowymi wymieniają ograniczenie wydatków (66 proc.), redukcję błędów i opóźnień (39 proc.), oraz ograniczenie zużywanego papieru (30 proc.). Jednocześnie ponad połowa firm (53 proc.) przyznaje, że nie traktuje danych jak swoich aktywów.

Wiele organizacji przechowuje papierowe umowy, jednocześnie wykonując cyfrowe kopie i ręcznie wprowadzając ich treść np. do Excela. Wraz ze wzrostem liczby kontraktów staje się to jednak coraz bardziej uciążliwe, zwiększa się też liczba błędów i opóźnień oraz przypadków zagubienia dokumentów. Menedżer zwraca uwagę, że cyfrowe zarządzanie umowami standaryzuje sposób ich sporządzania oraz realizacji. System automatycznie przypomina o konieczności zatwierdzenia, zmiany, anulowania czy przedłużenia umowy oraz informuje pracowników o wszelkich modyfikacjach. Archiwum cyfrowe w jednym miejscu przechowuje wszystkie dokumenty związane z kontraktami, takie jak e-maile czy protokoły, co ułatwia kontrolę i ocenę umów pod względem wartości lub czasu trwania, co pomaga nie tylko przyspieszyć procesy i odciążyć pracowników, ale też poprawić relacje z kontrahentami.

Systemy autoryzacji użytkowników redukują też wysokie - w przypadku fizycznego archiwum - ryzyko dostępu do umów osób nieupoważnionych. "Umiejętna digitalizacja może jednak przekształcić przetwarzanie umów z uciążliwego administracyjnego obowiązku w strategiczne narzędzie, które zmniejszy ryzyko strat i koszty oraz ułatwi zwiększenie zysków - podkreśla Macierzyński.

Podobał się artykuł? Podziel się!