Wywodzicie się z konsultingu budowlanego, jak to się stało że zajęliście się tworzeniem oprogramowania? Skąd pomysł na stworzenie systemu EDM?

Mateusz Dąbrowski: EDM to skrót od Effective Data Management i jest to narzędzie do skutecznego zarządzania danymi i dokumentami w procesie inwestycyjnym/budowalnym. Od początku przyświecała nam praktyczność, więc i nazwa – oryginalnie zbyt długa – przyjęła się jako skrót EDM. Dzisiaj, po 5 latach, możemy powiedzieć, że narzędzie z powodzeniem zdaje egzamin – w międzyczasie sprawdziło się na około czterdziestu zrealizowanych projektach.

Paweł Fert: Jak każda innowacja, także i ta powstała z potrzeby. Mamy wieloletnie doświadczenie z zarządzaniu projektami na mniejszych i naprawdę dużych budowach. Kilka lat temu zorientowaliśmy się, że stosowane przez inwestorów duże i drogie platformy nie sprawdzają się. Pamiętam, mieliśmy naprawdę duży projekt i tylko 2 osoby wiedziały, jak to skomplikowane narzędzie obsłużyć i jak z niego korzystać. Wszyscy wiedzieli, że wykonawca kupił fantastyczne i kompleksowe rozwiązanie, tyle że ci, którzy mieli realnie z niego korzystać, nie mieli pojęcia, jak obsłużyć je w praktyce. Obsługa okazała się po prostu zbyt skomplikowana, czasochłonna, nieporęczna i w efekcie nieefektywna.

Czym zatem charakteryzuje się wasze autorskie rozwiązanie? Jakie niesie korzyści?

P: Chcieliśmy stworzyć proste funkcjonalne narzędzie, z którego będą mogły korzystać osoby o różnym poziomie obeznania z technologiami, zarówno ktoś bardzo biegły w obsłudze komputera, jak i ten korzystający z doskoku. Zależało nam na prostej obsłudze i funkcjach - oczywiście innych niż zwykły dysk sieciowy - ale jednak wynikających z realnych potrzeb budowy, a nie z digitalnej mody. Jesteśmy praktykami, znamy realia polskiej budowy „od podszewki” i naszym celem było ułatwienie życia wszystkim jej uczestnikom.

M: Chcieliśmy też, żeby wdrożenie było krótkie i intuicyjne. Na budowie nie ma czasu na długie studiowanie narzędzi obsługi. Jak nikt nie wie, do czego ono służy to w efekcie przestaje być używane aż wreszcie zostaje tylko abonament/opłata licencyjna.

Jak działa EDM? Czy może być odpowiedzią na problemy branży budowlanej, w tym tych związanych z biurokracją, problemami z komunikacją biuro-budowa, nadzorem nad podwykonawcami, długim analogowym procesem zatwierdzania dokumentacji, niską efektywnością pracy, czy niską rentownością projektów?

M: EDM jest bazą danych, gromadzi pełną dokumentację projektu i ją porządkuje. Dostęp mają wszyscy uczestnicy procesu, ale można przydzielać uprawnienia w zależności od potrzeb. Zaletą naszego narzędzia jest to, że możemy dowolnie konfigurować uprawnienia do poszczególnych katalogów, a nawet pojedynczych plików. Jest to więc narzędzie elastyczne, które można swobodnie dopasowywać do potrzeb klienta.

P: Możemy precyzyjnie określić, do jakich dokumentów każdy z uczestników projektu ma mieć dostęp. Inwestor np. ma pełen przekrój, a wykonawca widzi swoją część, tę którą ma widzieć. Jest też praca w tle – część danych jest widoczna dla wybranych użytkowników, trwa ich obróbka robocza i dopiero po zatwierdzeniu dane stają się widoczne dla kolejnych użytkowników, np dla wykonawcy w naszym wypadku. Słowem, korzyści są konkretne – skrócenie czasu, sprawniejszy proces obiegu dokumentów, lepsza jakość zarządzania projektem i obiegu informacji.

Z korzyści podkreśliłbym jeszcze czynnik ekologiczny tj. ograniczenie zużycia papieru. Szczególnego znaczenia nabiera to w czasie pandemii, kiedy staramy się ograniczyć fizyczny kontakt ludzi z dokumentami. Dam przykład - wykonawca przedstawia kartę materiałową opisującą planowany do zamontowania materiał, karta jest oceniana przez projektanta, projektant się wypowiada w platformie nadając status i komentując, później karta jest oceniana przez inspektora nadzoru i na koniec inwestor widzi, jakie były opinie kolejnych osób. Jeśli wszyscy zaakceptowali, zatwierdza dokument. Do inwestora należy tzw. funkcja zamykająca, czyli zamknięcie obiegu dokumentów, co oznacza skierowanie do realizacji. Zamiast drukować setki materiałów i przerzucać je w jedną i drugą stronę, wszystko dzieje się wirtualnie, bez użycia papierowej dokumentacji. Projekt fit-outowy generuje średnio nawet do kilkuset stron, a cały proces budowy – mówiąc obrazowo - pewnie ze dwa kontenery.

M: Platforma umożliwia dostęp bez ograniczeń czasowych, z każdego miejsca i urządzenia – stacjonarnego lub mobilnego. Projektant nie musi siedzieć fizycznie w biurze. Łatwo wykryć, kto ma małe dzieci, bo widzimy, że np. karty materiałowe są zatwierdzane o 4 nad ranem. Ograniczamy też korespondencję mailową, konieczność wysyłania informacji na dyskach czy pendrivach do wielu osób. Eliminujemy ryzyko zaginięcia, niedopatrzeń czy wręcz pomyłek. Nie ma poszukiwań winnego! Dokumenty leżą w jednym miejscu, są uaktualniane na bieżąco, każdy ma dostęp do nich w czasie rzeczywistym, wie gdzie i jak szukać. Słowem – funkcjonalność, której finalnym efektem i korzyścią jest redukcja kosztów.

Kto najchętniej korzysta z waszego rozwiązania?

P: Efektywnie wszystkie strony z tego korzystają – generalni wykonawcy i podwykonawcy, osoby ze strony inwestora, nadzór, projektanci, architekci. Korzystają z tego, że platforma pozwala na zgromadzenie wszystkich materiałów w jednym miejscu, a nawet można na nich pracować, czyli np. zatwierdzać, komentować, odrzucać. Naszym klientom oferujemy EDM jako odrębną usługę, wraz ze szkoleniem i możliwością przetestowania.

A czy korzystają chętnie? To zawsze zależy od ludzi. Wiadomo, na początku jest pewna nieufność w stosunku do nowego rozwiązania. Jednak dość szybko przekonują się, bo widzą efekty – narzędzie ułatwia im pracę, oszczędza czas i usprawnia komunikację.

Czy EDM można wykorzystać w każdym projekcie budowlanym?

P: Jak najbardziej. A nawet więcej – jest to przydatne narzędzie w zarządzaniu nieruchomościami, ponieważ te wymagają regularnych przeglądów, które muszą być ewidencjonowane. EDM pozwala na przechowanie pełnej – historycznej i bieżącej dokumentacji w jednym miejscu. Ta dokumentacja jest też ważna w projektach due diligence i transakcjach, tj. kiedy budynek podlega sprzedaży i badany jest jego „track record”. EDM sprawdza się też w sytuacji sporu pomiędzy uczestnikami procesu inwestycyjnego. Pamiętam przypadek, kiedy wykonawca zrealizował pracę na podstawie złej, tj. wcześniejszej wersji dokumentacji. Kiedy wgrywa się do systemu nową, system informuje o tym wykonawcę. Przy każdym dokumencie jest zapisane, kto i kiedy dokonał zmiany. Łatwo jest więc prześledzić historię dokumentacji.

Kto administruje platformą?

M: Są dwa modele – albo my, czyli 2PM, albo klient wyznacza administratora, takiego document controllera, który jest przeszkolony i odpowiada za wprowadzanie danych. Na potrzeby nawet dużej inwestycji wystarczy 1 osoba. W rezultacie nie marnujemy czasu ludzi, którym płaci się za zupełnie inne zadania niż praca z dokumentami.

Jakie są dalsze plany rozwoju? Czy planujecie wdrożenie nowych funkcjonalności?

 P: Cały czas pracujemy nad doskonaleniem narzędzia, ale nie chcemy go komplikować na siłę. Potrzeby dyktuje życie. Planujemy dodać moduł harmonogramowania, żeby łatwo można było sporządzać i weryfikować czas realizacji inwestycji, zestawić harmonogram początkowy, jego zaawansowanie i weryfikować zgodność z założeniami.

Wasz najbardziej ekscytujący projekt to...?

P: Myślę, że Elektrownia Powiśle, bo stopień skomplikowania był wysoki, także przez wielkość obiektu i liczbę zaangażowanych podwykonawców. Pełniliśmy tam funkcję inspektorów nadzoru, a potem zostaliśmy poproszeni o uporządkowanie obiegu dokumentów na wszystkich realizacjach fitoutowych. Musieliśmy się zmierzyć i usystematyzować materiały, które istniały w różnych miejscach i formie – linki, pendrivy, płyty CD, etc. Klient był finalnie bardzo zadowolony, ponieważ zakupił od nas EDM jako usługę na innych swoich projektach, krajowych i nawet zagranicznych. Przekonał się, że narzędzie można „zaprojektować” na różne potrzeby. Korzyść największa jest właśnie wtedy, kiedy rozwiązanie wdraża się na samym początku budowy. Świadomość korzyści rzeczywiście rośnie. W umowach z generalnym wykonawcą inwestorzy coraz częściej wprowadzają zapis, że współpraca w realizacji kontraktu ma się odbywać w oparciu o platformę cyfrową.

 Dziękujemy za rozmowę